POLYMNIA – Version 1.1 – 2026
La présente notice de confidentialité décrit de manière détaillée les principes applicables aux traitements de données à caractère personnel effectués via la plateforme Polymnia dans le cadre d’un contrat organisationnel (écoles, établissements d’enseignement supérieur, entreprises privées, institutions publiques, associations, organismes de formation ou toute autre entité morale).
Elle a vocation à informer les organisations clientes ainsi que leurs interlocuteurs internes (Directions Générales, Directions des Systèmes d’Information, Délégués à la Protection des Données, Directions Juridiques, Responsables Conformité) des éléments structurants du cadre RGPD applicable à la solution.
La présente notice constitue un document d’information synthétique. Les engagements contractuels détaillés sont définis dans :
Dans le cadre d’un usage organisationnel de la plateforme :
L’Organisation cliente agit en qualité de Responsable de traitement au sens des articles 4 et 24 du RGPD. À ce titre, elle :
POLYMNIA agit exclusivement en qualité de Sous-traitant (article 28 RGPD).
POLYMNIA traite les données personnelles uniquement :
POLYMNIA ne détermine pas les finalités des traitements réalisés pour le compte de ses clients organisationnels. Les modalités relatives aux instructions, à la sécurité, aux audits, aux sous-traitants ultérieurs, à la gestion des violations de données et à la fin de contrat sont formalisées dans le DPA annexé au Contrat SaaS.
Selon la configuration retenue par l’Organisation cliente, la plateforme peut traiter les catégories suivantes :
La plateforme n’a pas vocation à traiter des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD. L’Organisation cliente demeure responsable de la conformité des contenus transmis par ses utilisateurs.
Les traitements réalisés par POLYMNIA pour le compte de l’Organisation cliente ont pour finalités exclusives :
POLYMNIA n’exploite pas les données personnelles traitées en environnement client de production pour son propre compte.
Les traitements réalisés dans les environnements clients en production sont effectués exclusivement au sein de l’ Espace Économique Européen (EEE).
Aucun transfert de données hors EEE n’est réalisé dans les environnements de production sans mise en place préalable d’un mécanisme juridique conforme aux articles 44 et suivants du RGPD.
Des outils tiers (notamment OpenAI ou Claude) peuvent être utilisés exclusivement dans le cadre de tests internes de benchmark, sans traitement de données issues des environnements clients en production.
À la demande écrite de l’Organisation cliente, POLYMNIA procède à la suppression des données relevant de l’espace organisationnel concerné dans un délai maximal de 30 jours calendaires.
Les données supprimées peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes automatiques sécurisées, selon la politique interne de rotation des backups, sans être accessibles en production.
POLYMNIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au niveau de risque, incluant notamment :
Une description plus détaillée figure dans l’Annexe Technique et dans le DPA.
Dans un cadre organisationnel, les utilisateurs finaux doivent exercer leurs droits (accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité) auprès de l’Organisation cliente, en sa qualité de Responsable de traitement.
Conformément au DPA, POLYMNIA assiste raisonnablement l’Organisation cliente afin de permettre la prise en compte effective des demandes.
Les données personnelles traitées dans les environnements clients en production ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle tiers.
Aucune revente, cession ou exploitation commerciale des données clients n’est réalisée.
Toute évolution impliquant une utilisation différente des données ferait l’objet :
POLYMNIA coopère avec ses clients organisationnels dans le cadre :
Les modalités précises sont définies dans le DPA.
Pour toute question relative à la présente notice ou au cadre de traitement applicable :
La présente notice peut être mise à jour afin de refléter des évolutions réglementaires, contractuelles, techniques ou organisationnelles. La version en vigueur est celle communiquée ou publiée à la date de consultation.
